Prosta aplikacja lub program na zamówienie dla firmy zwykle kosztuje więcej niż miesięczny abonament gotowego narzędzia, ale mniej niż szeroki system budowany przez kilka działów. W działa.IT plan rozwiązania kosztuje 900–1 900 zł netto, integracje zaczynają się od 4 900 zł, pilot funkcji AI od 6 000 zł, a aplikacja lub program na zamówienie od 9 900 zł netto.
To ceny wejściowe, nie uniwersalny cennik każdego projektu. Ostateczny koszt zależy przede wszystkim od liczby użytkowników, danych, integracji, wyjątków, odpowiedzialności systemu i sposobu odbioru.
Najpierw sprawdź, czy własny program jest potrzebny
Budowa od zera nie zawsze jest najlepszą decyzją. Jeśli firma potrzebuje księgowości, kalendarza wizyt, prostego CRM-u albo typowego obiegu faktur, gotowy program zwykle będzie szybszy i tańszy.
Własna aplikacja zaczyna mieć sens, gdy:
- ważne zadanie jest stale wykonywane między kilkoma programami, arkuszem i wiadomościami;
- gotowe narzędzie pomija kluczowy dla firmy przypadek;
- pracownicy regularnie przepisują te same dane;
- brakujący fragment można wydzielić i opisać konkretnymi kryteriami odbioru;
- rozwiązanie ma stać się produktem dla klientów albo przewagą operacyjną firmy.
Przed developmentem warto przejść przez decyzję gotowy program, konfiguracja, integracja czy własny system. Czasem najlepszym projektem jest poprawienie konfiguracji albo połączenie dwóch narzędzi, które już działają.
Co można zrobić w poszczególnych progach
900–1 900 zł netto: plan rozwiązania
Ten etap służy sytuacji, w której wiadomo, co przeszkadza albo co firma chce zbudować, ale nie ma jeszcze bezpiecznego zakresu.
Wynikiem jest opis użytkowników, danych, przebiegu pracy, wyjątków, ryzyk, pierwszego etapu i kryteriów odbioru. Dokument ma wartość niezależnie od tego, kto później wykona rozwiązanie.
Od 4 900 zł netto: integracja lub automatyzacja
Ten zakres ma sens, kiedy używane programy wykonują swoje zadania, ale dane między nimi przechodzą ręcznie. Przykładem może być utworzenie zlecenia po zaakceptowaniu formularza, synchronizacja statusu albo przygotowanie raportu z kilku źródeł.
Koszt rośnie, jeżeli systemy nie mają dobrych interfejsów API, dane są niespójne albo proces wymaga wielu wyjątków i ręcznego trybu awaryjnego.
Od 6 000 zł netto: ograniczona funkcja AI
Pilot AI powinien wykonywać jedno nazwane zadanie: wyszukiwać w zatwierdzonych dokumentach, przygotowywać szkic, klasyfikować zgłoszenie albo proponować następny krok.
Cena obejmuje nie tylko podłączenie modelu. Potrzebne są testy, zakres dostępu, granice pewności, sposób eskalacji i decyzja, które wyniki muszą zostać zaakceptowane przez człowieka.
Od 9 900 zł netto: aplikacja lub program na zamówienie
To punkt wejścia dla małego, ograniczonego narzędzia: panelu dla pracowników, aplikacji dla klientów, programu przetwarzającego dane albo pierwszej wersji produktu cyfrowego.
W tej cenie nie mieści się nieograniczony ERP, pełny CRM dla całej organizacji ani system krytyczny bez osobnej analizy. Takie projekty wymagają etapowania, architektury i odrębnej wyceny.
Siedem elementów, które najbardziej zmieniają wycenę
1. Liczba ról i użytkowników
Jeden panel dla właściciela jest prostszy niż system dla klientów, pracowników terenowych, biura i administratorów. Każda rola oznacza inne uprawnienia, widoki i przypadki testowe.
2. Stan danych
Uporządkowany eksport CSV skraca pracę. Kilka niezgodnych arkuszy, brak identyfikatorów, duplikaty i opisy wpisywane na różne sposoby wymagają normalizacji oraz zasad obsługi błędów.
3. Integracje
Połączenie z płatnościami, księgowością, kalendarzem, pocztą lub systemem klienta może być proste, jeśli istnieje stabilne API. Bez niego potrzebne są inne metody wymiany danych i większy zakres testów.
4. Liczba wyjątków
Standardowa ścieżka zwykle jest najłatwiejszą częścią. Koszt pojawia się przy anulowaniu, poprawkach, płatnościach zbiorczych, konfliktach danych, ponownych próbach i sytuacjach wymagających decyzji człowieka.
5. Poziom odpowiedzialności
Inaczej wycenia się wewnętrzny panel pomocniczy, a inaczej system decydujący o płatnościach, zdrowiu, bezpieczeństwie albo zobowiązaniach prawnych. Im większy skutek błędu, tym więcej zabezpieczeń, testów i dokumentacji.
6. Interfejs i urządzenia
Prosty panel przeglądarkowy jest tańszy niż oddzielna aplikacja mobilna, tryb offline, powiadomienia, obsługa aparatu i publikacja w sklepach z aplikacjami.
7. Utrzymanie po wdrożeniu
Hosting, monitoring, kopie zapasowe, aktualizacje zależności i rozwój kolejnych funkcji powinny być ustalone przed startem. W działa.IT opieka nad małym, odebranym wdrożeniem zaczyna się od 600 zł netto miesięcznie.
Jak przygotować temat do pierwszej wyceny
Nie potrzebujesz dokumentacji technicznej. Wystarczy odpowiedzieć na pięć pytań:
- Kto będzie korzystać z rozwiązania?
- Co ta osoba ma dzięki niemu zrobić?
- Jak wykonuje to zadanie dzisiaj?
- Z jakich danych i programów korzysta?
- Po czym poznamy, że pierwszy etap działa?
Pomaga też jeden prawdziwy przykład: przykładowe zlecenie, eksport, formularz albo zanonimizowany ekran. Na tej podstawie łatwiej wskazać zależności i wyjątki niż na podstawie długiej listy funkcji.
Jak nie przepłacić za pierwszą wersję
Najwięcej kosztuje budowanie funkcji „na przyszłość”, zanim ktokolwiek sprawdzi podstawowy przebieg. Pierwsza wersja powinna mieć jednego głównego użytkownika, jedno zadanie i określony zestaw wyjątków.
Warto również zachować:
- możliwość eksportu danych;
- jasno opisaną własność kont i kodu;
- ręczny sposób wykonania zadania na czas awarii;
- kryteria odbioru oparte na przykładach;
- listę elementów, które świadomie nie wchodzą do pierwszego etapu.
Jeżeli działasz na Śląsku, zobacz również zakres aplikacji i programów na zamówienie dla firm ze Śląska. Jeśli chcesz ocenić konkretny pomysł, opisz temat — wrócimy z oceną dopasowania i możliwym pierwszym krokiem.