Z kilku źródeł danych do jednego procesu rozliczania wizyt.
Firma usługowa korzystała z osobnych danych wizyt, wyciągów bankowych, płatności gotówkowych i ręcznie prowadzonej listy zaległości. Najpierw uporządkowaliśmy proces. Potem zbudowaliśmy lokalne narzędzie do pracy na wyjątkach.
Interfejs i workflow, które można zobaczyć.
Każde rozliczenie zaczynało się od ponownego zebrania tych samych informacji.
Zespół porównywał eksporty wizyt z historią kilku rachunków. Tytuły przelewów bywały niepełne, płatność mogła przyjść z konta innej osoby, jeden przelew mógł obejmować kilka wizyt, a część klientów płaciła gotówką. Proste wyszukiwanie nazwiska nie wystarczało.
Automatyzujemy porównanie. Nie automatyzujemy odpowiedzialności.
System miał przygotować wiarygodną propozycję dopasowania i skrócić drogę do decyzji. Niejasne płatności, konflikty i wyjątki miały pozostać widoczne dla pracownika.
Lokalna aplikacja prowadzi od importu do listy wyjątków.
Powstała lokalna aplikacja w Pythonie i SQLite. Importuje dane wizyt oraz wyciągi CSV, XML i XLSX. Normalizuje rekordy, blokuje duplikaty, ocenia kandydatów według deterministycznych reguł i zapisuje historię decyzji.
- dashboard statusów i otwartych zaległości
- dopasowanie według nazw, dat, kwot i opisu
- jedna transakcja przypisywana automatycznie do najwyżej jednej wizyty
- osobna ścieżka dla płatności zbiorczych i gotówki
- ręczne rozstrzyganie niejednoznacznych przypadków
- raport końcowy i przygotowanie przypomnienia bez automatycznej wysyłki
- dane przechowywane lokalnie, bez przekazywania ich do zewnętrznego modelu AI
352 wizyty, 226 transakcji i kontrola nad każdym wyjątkiem.
Reprezentatywna walidacja objęła 352 rekordy wizyt i 226 transakcji z kilku wyciągów. System nie przypisał automatycznie tego samego identyfikatora transakcji do kilku wizyt i nie tworzył kandydatów na podstawie samego imienia.
W praktyce rozwiązanie szacunkowo ograniczyło ręczną identyfikację niezapłaconych wizyt o około 90%. Zespół skupia się na wyjątkach zamiast porównywać każdy rekord od początku.
Rola Łukasza
Discovery, mapa procesu, decyzje produktowe, konfiguracja workflow rezerwacji, architektura danych, implementacja backendu i UI, reguły matchingu, testy na strukturach rzeczywistych eksportów oraz dokumentacja operacyjna.
Masz proces z podobnymi wyjątkami? Opisz go.
Opisz proces, narzędzia i miejsce, w którym praca zwalnia. Sprawdzimy, czy potrzebujesz gotowego programu, połączenia obecnych narzędzi czy małego systemu.
Opisz proces i poznaj pierwszy krok